Hoá đơn điện tử dần đang được khuyến khích sử dụng và dần thay thế hoá đơn giấy. Vậy với doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập, có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hình thức hoá đơn mới này không?

Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử

Theo các quy định hiện hành, kể từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử trong các hoạt động kinh doanh. Trước ngày này, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hoá đơn giấy như bình thường.

Điểm khác biệt giữa hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đã và đang chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vừa, nhỏ và với thành lập vẫn còn vướng mắc hoá đơn giấy vì nhiều lý do nh: đã lỡ mua nhiều hoá đơn giấy, chưa thấy được lợi ích của hoá đơn điện tử.

Hoá đơn giấy tiêu tốn của doanh nghiệp lượng lớn thời gian, công sức, chi phí để phát hành

Theo lời khuyên của các kế toán lành nghề, nếu so sánh hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử thì hoá đơn giấy có rất nhiều rủi ro. Trong đó, rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp khó quản lý và dễ làm mất, rách, cháy, hỏng hoá đơn. Ngược lại, với hoá đơn điện tử, mọi thông tin đều được lưu lại trên hệ thống của nhà cung cấp. Nhà cung cấp hoá đơn có nghĩa vụ đảm bảo an toàn thông tin về hoá đơn trên cơ sở dữ liệu.

Để doanh nghiệp có cái nhìn khái quát hơn về cả hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy, chữ ký số EasyCA tổng hợp lại các thông tin trong bảng dưới đây.

  Hoá đơn giấy Hoá đơn điện tử
In ấn, đặt mua Tốn kém chi phí làm thủ tục, hồ sơ, chuyển phát nhanh Không tốn chi phí in, thủ tục online đơn giản
Khả năng bị làm giả Có thể Không thể
Nguy cơ bị mất, rách, cháy Có thể Không thể
Tính bảo mật Có thể bị lộ thông tin hoá đơn Bảo mật
Lưu trữ hoá đơn Hạn chế Lên tới 10 năm trên hệ thống cơ sở dữ liệu


Hướng dẫn thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử?

Hiểu được lợi ích vượt trội của hoá đơn điện tử nhưng còn vướng mắc do đang sử dụng hoá đơn giấy là một trong nhiều lý do khiến doanh nghiệp “ngại” thay mới hoá đơn. Thực tế, quá trình đăng ký và chuyển đổi sang hoá đơn điện tử rất đơn giản, doanh nghiệp có thể tham khảo dưới đây.

TH1: Doanh nghiệp vẫn còn hoá đơn giấy. Doanh nghiệp tiến hành huỷ hoá đơn giấy như sau

  • Bước 1: Lập hội đồng huỷ hoá đơn bao gồm đại diện ban lãnh đạo, đại diện kế toán của doanh nghiệp
  • Bước 2: Kiểm kê và lập bảng hoá đơn cần huỷ. Doanh nghiệp cần viết rõ và chi tiết về tên hoá đơn, ký hiệu, số lượng hoá đơn,..
  • Bước 3: Doanh nghiệp lập biên bản huỷ hoá đơn
  • Bước 4: Thông báo kết quả huỷ hoá đơn (Tham khảo Phụ lục 3, TT 39/2014/TT-BTC)
  • Bước 5: Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp hoá đơn điện tử để được tư vấn chuyển đổi số phù hợp với quy mô của mình
Doanh nghiệp có thể phát hành hoá đơn ngay trên môi trường mạng khi chuyển đổi số

TH2: Doanh nghiệp đã hết hoá đơn giấy hoặc chưa có hoá đơn, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hoá đơn điện tử về được tư vấn chuyển đổi số.

Lời kết

Như vậy, có thể thấy hiện tại hoá đơn điện tử chưa bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên sử dụng hình thức hoá đơn này càng sớm càng tốt để giảm thiểu tối đa chi phí và công sức lưu trữ, phát hành hoá đơn. Khi sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không ký tay như bình thường mà sử dụng chữ ký số hợp lệ để thay thế. Doanh nghiệp có thể tham khảo trọn bộ giải pháp phần mềm từ Softdreams bao gồm

Hoá đơn điện tử EasyInvoice và chữ ký số EasyCA để giúp doanh nghiệp tối ưu nghiệp vụ phát hành hoá đơn. Liên hệ ngay, EasyCA tư vấn MIỄN PHÍ:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Website: https://easyca.vn

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyca.vn/

Bài viết liên quan

Chữ ký số Ban Cơ yếu Chính phủ là gì? Trình tự cấp chứng thư số chuyên dùng cho chính phủ

09/22/2021

Theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/09/2018 đã quy định chi tiết việc thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ...

Đọc tiếp

07 chi phí thành lập doanh nghiệp quan trọng nhất

09/08/2021

Với một doanh nghiệp chuẩn bị thành lập, việc xác định chi phí là điều mà mọi chủ doanh nghiệp quan tâm. Vậy các...

Đọc tiếp

Tất tần tật thông tin về việc thay đổi chữ ký kinh doanh của doanh nghiệp

09/08/2021

Doanh nghiệp có được thay đổi chữ ký kinh doanh không? Đồng thời, khi chữ ký số kinh doanh thay đổi thì chữ ký...

Đọc tiếp

SỬ DỤNG NGAY CHỮ KÝ SỐ EasyCA

HOTLINE

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SOFTDREAMS

Địa chỉ: Số 7, Ngách 97/1, Ngõ 97 Chính Kinh, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0105987432 cấp ngày 09/09/2012

Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội

1900 57 57 54