Doanh nghiệp mới có bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử?

Hoá đơn điện tử dần đang được khuyến khích sử dụng và dần thay thế hoá đơn giấy. Vậy với doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập, có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hình thức hoá đơn mới này không?

Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử

Theo các quy định hiện hành, kể từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử trong các hoạt động kinh doanh. Trước ngày này, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hoá đơn giấy như bình thường.

Điểm khác biệt giữa hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đã và đang chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vừa, nhỏ và với thành lập vẫn còn vướng mắc hoá đơn giấy vì nhiều lý do nh: đã lỡ mua nhiều hoá đơn giấy, chưa thấy được lợi ích của hoá đơn điện tử.

Hoá đơn giấy tiêu tốn của doanh nghiệp lượng lớn thời gian, công sức, chi phí để phát hành

Theo lời khuyên của các kế toán lành nghề, nếu so sánh hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử thì hoá đơn giấy có rất nhiều rủi ro. Trong đó, rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp khó quản lý và dễ làm mất, rách, cháy, hỏng hoá đơn. Ngược lại, với hoá đơn điện tử, mọi thông tin đều được lưu lại trên hệ thống của nhà cung cấp. Nhà cung cấp hoá đơn có nghĩa vụ đảm bảo an toàn thông tin về hoá đơn trên cơ sở dữ liệu.

Để doanh nghiệp có cái nhìn khái quát hơn về cả hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy, chữ ký số EasyCA tổng hợp lại các thông tin trong bảng dưới đây.

	Hoá đơn giấy	Hoá đơn điện tử
In ấn, đặt mua	Tốn kém chi phí làm thủ tục, hồ sơ, chuyển phát nhanh	Không tốn chi phí in, thủ tục online đơn giản
Khả năng bị làm giả	Có thể	Không thể
Nguy cơ bị mất, rách, cháy	Có thể	Không thể
Tính bảo mật	Có thể bị lộ thông tin hoá đơn	Bảo mật
Lưu trữ hoá đơn	Hạn chế	Lên tới 10 năm trên hệ thống cơ sở dữ liệu

Hướng dẫn thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử?

Hiểu được lợi ích vượt trội của hoá đơn điện tử nhưng còn vướng mắc do đang sử dụng hoá đơn giấy là một trong nhiều lý do khiến doanh nghiệp “ngại” thay mới hoá đơn. Thực tế, quá trình đăng ký và chuyển đổi sang hoá đơn điện tử rất đơn giản, doanh nghiệp có thể tham khảo dưới đây.

TH1: Doanh nghiệp vẫn còn hoá đơn giấy. Doanh nghiệp tiến hành huỷ hoá đơn giấy như sau

Bước 1: Lập hội đồng huỷ hoá đơn bao gồm đại diện ban lãnh đạo, đại diện kế toán của doanh nghiệp
Bước 2: Kiểm kê và lập bảng hoá đơn cần huỷ. Doanh nghiệp cần viết rõ và chi tiết về tên hoá đơn, ký hiệu, số lượng hoá đơn,..
Bước 3: Doanh nghiệp lập biên bản huỷ hoá đơn
Bước 4: Thông báo kết quả huỷ hoá đơn (Tham khảo Phụ lục 3, TT 39/2014/TT-BTC)
Bước 5: Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp hoá đơn điện tử để được tư vấn chuyển đổi số phù hợp với quy mô của mình

Doanh nghiệp có thể phát hành hoá đơn ngay trên môi trường mạng khi chuyển đổi số

TH2: Doanh nghiệp đã hết hoá đơn giấy hoặc chưa có hoá đơn, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hoá đơn điện tử về được tư vấn chuyển đổi số.

Lời kết

Như vậy, có thể thấy hiện tại hoá đơn điện tử chưa bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên sử dụng hình thức hoá đơn này càng sớm càng tốt để giảm thiểu tối đa chi phí và công sức lưu trữ, phát hành hoá đơn. Khi sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không ký tay như bình thường mà sử dụng chữ ký số hợp lệ để thay thế. Doanh nghiệp có thể tham khảo trọn bộ giải pháp phần mềm từ Softdreams bao gồm

Hoá đơn điện tử EasyInvoice và chữ ký số EasyCA để giúp doanh nghiệp tối ưu nghiệp vụ phát hành hoá đơn. Liên hệ ngay, EasyCA tư vấn MIỄN PHÍ:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Website: https://easyca.vn

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyca.vn/