Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2022

Thay đổi địa chỉ công ty là yêu cầu thường gặp của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ công ty năm 2022 cần những gì? Bài viết dưới đây hướng dẫn quý doanh nghiệp và bạn đọc nắm được các thủ tục hợp pháp thay đổi địa chỉ kinh doanh để tiện cho nhu cầu tiếp cận khách hàng và mở rộng thị trường.

1. Địa chỉ công ty là gì? Khi nào thì doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ công ty?

a) Địa chỉ công ty là gì?

Tại Điều 42 của Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“Địa chỉ công ty là trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động, các nội dung thông tin về trụ sở công ty là bắt buộc. Thông tin địa chỉ công ty được công khai trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn GTGT, chữ ký số. Chính vì thế, nếu có sự thay đổi so với địa chỉ ban đầu thì sẽ kèm theo nhiều vấn đề phức tạp liên quan. Do vậy, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khi chuyển đến một địa điểm mới.

Địa chỉ mới của công ty có thể khác trong vi phạm quận, tỉnh cho đến tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi doanh nghiệp đăng ký thành lập trước đó.

b) Thay đổi địa chỉ công ty là gì?

Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau đó là thay đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, tỉnh/thành phố.

c) Khi nào cần thay đổi địa chỉ công ty?

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ có những lý do chủ yếu như để công việc kinh doanh thuận tiện hơn, chuyển đến vị trí trung tâm để thuận tiện trong việc giao dịch với đối tác hay tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường,…

thay đổi địa chỉ công ty

2. Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2022

a) Chuẩn bị các thủ tục về thuế

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế, thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ hay đề nghị hoàn thuế, giải quyết thuế GTGT chưa khấu trừ. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi tiến hành đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ trong các trường hợp như sau:

Công ty Việt Nam thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại nơi khác quận, huyện cũ; không thay đổi cơ quan quản lý thuế;
Công ty Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại nơi khác tỉnh cũ;

Đối với các doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác thì sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi gồm:

01 tờ khai theo mẫu 08-MST theo Thông tư 95/2016/TT-BTC;
01 bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập nhật theo địa chỉ mới với đối tượng là tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh;

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến:

– Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh,… thì hồ sơ bao gồm:

01 thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC;
01 giầy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập nhật theo địa chỉ mới (Bản sao);

– Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp thì sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP).

Sau đó, doanh nghiệp cần nộp thống báo theo mẫu 08 đến cơ quan thuế trực thuộc hiện tại để thực hiện việc chốt nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận thông tin cho phép doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo mẫu 09-MST.

b) Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ sau để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty:

Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;

Đối với trường hợp công ty thay đổi địa chi công ty trong phạm vi quận thì hồ sơ cần có:

Quyết định của chủ sở hữu về thay đổi địa chỉ công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên);
Quyết định của các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh);
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần);
Bản gốc Công văn của Cơ quan thuế (mẫu 09) về việc đồng ý cho chuyển quận;

Đối với trường hợp công ty thay đổi địa chỉ công ty trong phạm vi khác tỉnh/thành phố thì hồ sơ cần có:

Bản sao Điều lệ công ty (sửa đổi, bổ sung);
Danh sách người đại diện theo ủy quyền và quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
Danh sách và quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
Danh sách và quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần);
Danh sách và quyết định của thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh);

c) Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Có 2 cách để doanh nghiệp nộp hồ sơ chuyển địa chỉ công ty tới Phòng đăng ký kinh doanh.

Cách 1: Người đại diện theo pháp luật của công ty gửi trực tiếp thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến phòng đăng ký kinh doanh;
Cách 2: Hồ sơ được nộp trực tuyến tất cả các nội dung đăng ký thay đổi được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Trong thời gian 03 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, kết quả đăng ký kinh doanh mới sẽ được trả cho công ty qua đường bưu điện.

3. Lệ phí và địa chỉ nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp được miễn phí khi đăng ký hồ sơ thay đổi địa chỉ qua mạng điện tử với trang web Cổng thông tin quốc gia: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh với lệ phí cần nộp là 50.000 đồng/lần tại thời điểm nộp.

4. Những thủ tục có liên quan đến việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

– Doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi con dấu công ty nếu có thông tin địa chỉ cũ trên con dấu;

– Doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ khác liên quan như giấy phép con, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư,…

– Treo biển công ty tại địa chỉ mới;

– Thông báo thông tin địa chỉ mới đến cơ quan nhà nước quản lý liên quan đến nội dung thay đổi địa chỉ trên tài khoản ngân hàng, trên hóa đơn đỏ và đăng ký tiếp tục sử dụng;

5. Sai phạm khi thực hiện thay đổi địa chỉ công ty thì xử phạt như thế nào?

Các hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định thì mức phạt cụ thể như sau:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với trường hợp quá thời hạn quy định tử 01 đến 03 ngày;
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày;
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đối với trường hợp quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên;

Đặc biệt, công ty còn có nguy cơ bị thu hồi, đóng băng mã số thuế.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2022. Mong rằng những thông tin trên hữu ích với bạn đọc.

>>>> Tìm hiểu thêm: Chữ Ký Số Từ Xa – Không Cần USB Token, Ký Số Từ Xa Mọi Lúc, Mọi Nơi Ngay Trên Thiết Bị Di Động

>>>> Tìm hiểu thêm: Top nhà cung cấp thép hình uy tín nhất Việt Nam