Cách quản lý chữ ký số trong doanh nghiệp và quy định sử dụng

Việc quản lý chữ ký số trong doanh nghiệp hiện nay là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Có nên giao chữ ký số cho kế toán không? Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng giải đáp những thắc mắc đó ở bài viết dưới đây nhé.

quản lý chữ ký số

1. Tầm quan trọng của chữ ký số trong doanh nghiệp

a) Lợi ích của chữ ký số trong doanh nghiệp

– Giảm thời gian lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ, đi lại, chờ đợi và giúp tiết kiệm chi phí hành chính cho doanh nghiệp;

– Doanh nghiệp dễ dàng sử dụng chữ ký số để khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử hải quan, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm xã hội,… đáp ứng quy định của pháp luật;

– Ký kết các văn bản như hợp đồng, chứng từ kế toán, … online nhanh và hiệu quả nhất;

– Tiết kiệm thời gian chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký hoặc chờ ký từ đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý khác;

b) Quy trình nghiệp vụ chữ ký số

Các nghiệp vụ	Nội dung thực hiện
Đăng ký chứng thư số	– Nộp hồ sơ – Xác minh hồ sơ – Công bố chứng thư
Xử lý chứng thư	– Thay đổi thông tin chứng thư – Hủy chứng thư – Gia hạn chứng thư
Thực hiện ký điện tử	– Thực hiện ký – Thêm tài liệu ký – Ủy quyền ký
Quản lý tài liệu ký	– Quản lý tài liệu – Gửi tài liệu

2. Các quy định về sử dụng và quản lý chữ ký số trong doanh nghiệp

Việc sử dụng chữ ký số hiện nay mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên,để lường trước các rủi ro có thể xảy ra, các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân cần lưu ý như sau:

Khi thực hiện ký số thì người ký và người nhận cần thực hiện theo quy định tại Điều 78 và 79 của Nghị định 130/2018/NP-CP để đảm bảo tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số và văn bản được ký số. Cụ thể:

a) Quy định chữ ký số đối với người ký

Căn cứ tại điều 78 của Nghị định trên quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số là phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số trước đó;
Nếu người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp thì phải kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
Nếu kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 tại điều này đồng thời có hiệu lực thì người ký thực hiện ký số và ngược lại;

b) Quy định chữ ký số đối với bên nhận dữ liệu được ký số

– Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận cần kiểm tra các thông tin sau:

Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

– Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 của Nghị dịnh này trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
Nếu người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp thì phải kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ lý số quốc gia;
Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 cảu điều này đồng thời có hiệu lực;

– Người nhận phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau:

Không tuân thủ các quy định tại các khoản 1 và 2 của điều này;
Đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký;

Trên đây là những cách quản lý và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số phù hợp, tiện ích để hỗ trợ làm việc thuận tiện và hiệu quả hơn, thì chữ ký số EasyCA chắc chắn là ưu tiên lựa chọn hàng đầu.

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

>>> MUA NGAY CHỮ KÝ SỐ EASYCA <<<

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn