Cách quản lý và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Sử dụng chữ ký số mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích nhưng các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần phải lường trước các rủi ro không đáng có. Vậy cách quản lý chữ ký số như thế nào? Quy định về sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp ra sao? Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết thêm những thông tin bổ ích.

1. Vai trò và tình hình sử dụng chữ ký số hiện nay trong doanh nghiệp

a) Vai trò của chữ ký số

Chữ ký số được được hiểu là con dấu và chữ ký của doanh nghiệp. Chính vì thế, chữ ký số không những được dùng trong việc kê khai thuế mà còn được sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.

Bên cạnh đó, chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, email để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp như với các tài khoản Visa và Master.

Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến mà không bắt buộc phải ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

b) Tình hình sử dụng chữ ký số

Chữ ký điện tử là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo tính xác thực của hợp đồng trên môi trường điện tử. Qua đó, theo “Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng của chữ ký số tại Việt Nam năm 2019” được Bộ Thông tin và Truyền thông nội bộ công bố, chữ ký số hiện đang được sử dụng hiệu quả trong các hoạt động của ngành tài chính như thuế, hải quan, chứng khoán, kho bạc nhà nước. Cụ thể tính đến 31/3/2019 có:

711.604 tổ chức, doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực thuế, tăng 63.474 tổ chức, doanh ngiệp so với cùng kỳ năm 2018.
203.976 doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong hoạt động trong lĩnh vực hải quan, tăng 61.974 tổ chức, doanh nghiệp so với cùng kỳ năm 2018;

Trong báo cáo cũng đánh giá, hiện nay tần suất sử dụng chữ ký số ngày càng tăng.

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

2. Quy định về chữ ký số đối với người ký

Theo Điều 78, Nghị định 130/2018/NP-CP quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số là phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

– Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;

– Nếu chứng thư số được cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

– Nếu kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì người ký được thực hiện ký số. Ngược lại, nếu có 1 trong 2 trường hợp trên không có hiệu lực thì người ký không được thực hiện ký số;

Sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

3. Quy định chữ ký số đối với người nhận dữ liệu được ký số

Căn cứ vào điều 79 của Nghị định 130 quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số và chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số như sau:
– Người nhận phải kiểm tra các thông tin sau trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký:

Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

– Quy trình kiểm tra của người nhận được thực hiện như sau:

Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó (được quy định tại Điều 5 của Khoản này) trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp;
Nếu người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
Nếu kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì chữ ký trên thông điệp dữ liệu có hiệu lực;

– Khi nào người nhận dữ liệu được ký số phải chịu trách nhiệm?

Người nhận không tuân thủ các quy định tại các khoản của điều này;
Người nhận đã biết hoặc được thống báo về sự mất tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký;

Trên đây là những quy định về cách sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp mà kế toán cần biết. Ngoài ra, nếu cần được tư vấn về phần mềm chữ ký số, liên hệ ngay EasyCA nhé.

Chữ ký số EasyCA

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn

Facebook: Chữ ký số EasyCA