[Quan trọng] Quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử mới nhất

Về bản chất, chữ ký số chỉ là một tập còn của chữ ký điện tử. Vậy chữ ký điện tử là gì? Những quy định mới nhất về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử mới nhất như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để doanh nghiệp áp dụng và triển khai nhé.

chữ ký điện tử

1. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai thuật ngữ được dùng phổ biến hiện nay trong các giao dịch điện tử, đặc biệt là hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, hai khái niệm này về bản chất được tách biệt rõ ràng. Cụ thể:

– Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Nhờ đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký sẽ được xác minh chính xác.

– Chữ ký điện tử được hiểu là một dạng thông tin đi kèm theo dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video,… và được sử dụng với mục đích xác định chủ sở hữu dữ liệu đó. Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử và cần phải đảm bảo được tính cố định trong dữ liệu củ chủ sở hữu.

Như vậy, có thể thấy, về bản chất thì chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử.

>>> Xem thêm: Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Mục đích sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

2. Đặc điểm của chữ ký điện tử

Căn cứ theo Luật giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử có những đặc điểm cơ bản như sau:

– Được tạo lập dưới dạng dữ liệu chữ, từ ngữ, ký hiệu, âm thanh hoặc hình ảnh bằng phương tiện điện tử;

– Được gắn liền hoặc kết hợp có logic với hợp đồng điện tử dưới dạng PDF, Word,…

– Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và sự chấp thuận của người đó với nội dung dữ liệu trên hợp đồng;

3. Phân loại chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử

Tất cả các giao dịch điện tử hiện nay có thể ký kết hợp đồng bằng 3 loại chữ ký điện tử phổ biến như sau:

a) Chữ ký số

Quy trình sử dụng chữ ký số trên hợp đồng điện tử được thực hiện như sau:

– Bước 1: Các bên tạo chữ ký số trên nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

– Bước 2: Chèn chữ ký số dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký;

b) Chữ ký scan

Chữ ký scan được hiểu đơn giản là chữ ký bằng tay trên hợp đồng giấy, sau đó hai bên chuyển hợp đồng cùng chữ ký thành dạng điện tử. Các phương pháp chuyển hợp đồng thành điện tử có thể là quét hình ảnh (scan) rồi được gửi đi bằng thư điện tử.

c) Chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh là hình thức người ký chèn hình ảnh chữ ký viết tay vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Sau đó hợp đồng được gửi đi qua thư điện tử.

4. Tính pháp lý của các loại chữ ký điện tử

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật sau đây để xác minh tính pháp lý của 3 loại chữ ký điện tử:

Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
Nghị định 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử;
BLDS 2015 điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký số, các giao dịch, hợp đồng được ký kết thông qua phương tiện điện tử;

Theo đó, Luật giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu:

– Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng;

– Phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy, phù hợp với mục đích mà hợp đồng được khởi tạo và gửi đi;

Như vậy, theo các quy định của pháp luật hiện hành, pháp luật Việt Nam mới có quy định về chữ ký số nhưng chưa có nhiều băn bản hướng dẫn cụ thể về hiệu lực của hợp đồng được kế kết bằng hình thức scan hay hình ảnh. Chính vì vậy, khi tìm hiểu về khung pháp lý cho chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định về chữ ký số để áp dụng.

5. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử không?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 23 của Luật giao dịch điện tử năm 2005 có quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng như sau:

Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

Như vậy, theo quy định trên, các bên tham gia ký kết hợp đồng được phép thỏa thuận về việc sử dụng chữ ký điện tử. Trường hợp khách hàng không sử dụng chữ ký điện tử thì vẫn có quyền giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

Trên đây là một số quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần biết và nắm được. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có nhu cầu mua chữ ký số uy tín vui lòng liên hệ EasyCA nhé.

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn

Facebook: Chữ ký số EasyCA