Văn phòng đại diện là gì? Tổng hợp những thông tin cần biết về văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều công ty và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được những nguyên tắc cũng như thủ tục hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây, EasyCA sẽ cung cấp cho quý bạn đọc và doanh nghiệp những thông tin chi tiết về văn phòng đại diện.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó”.

Theo đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động phát sinh doanh thu cũng như lợi nhuận mà chỉ được duy trì các hoạt động khác.

Có 2 loại văn phòng đại diện như sau:

– Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam:

Cơ cấu tổ chức và hoạt động của loại hình văn phòng này phải tuân theo quy định của pháp luật, không được trực tiếp đứng ra kinh doanh và ký kết hợp đồng, trừ khi được sự ủy quyền của doanh nghiệp;
Bên cạnh đó có thể mở một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong cùng một địa phương thuộc địa giới hành chính;

– Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép;

2. Hướng dẫn cách đặt tên văn phòng đại diện

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, thêm ký tự F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu khác.

Tên VPĐD = “Văn phòng đại diện” + Tên doanh nghiệp

Khi đặt tên văn phòng đại diện, phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tương tự đối với cách đặt tên chi nhánh công ty phải kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.

Tên văn phòng đại diện phải được hiện diện tại trụ sở của văn phòng đại diện. Trong các tài liệu giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm doanh nghiệp phát hành, từ văn phòng đại diện được viết với khổ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp.

3. Văn phòng đại diện có chức năng là gì?

Văn phòng đại diện là nơi trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng, đối tác, khi cần có thể thực hiện việc nghiên cứu, cung cấp thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp bước vào thị trường mới, đồng thời phát hiện, rà soát những rủi ro ảnh hưởng xấu đến công ty và những cạnh tranh từ công ty đối thủ,… Cụ thể như sau:

Phát triển theo định hướng ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký cấp phép đúng pháp luật;
Thực hiện các loại báo cáo hành chính cho cơ quan chức năng địa phương hoặc báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở tổng công ty, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển hàng năm;
Hạch toán tại văn phòng đại diện theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc;
Xây dựng quy trình quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị;
Khai thác khách hàng tiềm năng và phân công sự kết hợp với trụ sở chính cũng như chi nhánh công ty;
Quản lý tình hình kinh doanh và sản phẩm kinh doanh tại khu vực hoạt động;
Hoàn thiện văn bản pháp quy phục vụ hoạt động trong văn phòng đại diện;
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho lực lượng lao động tại cơ sở;

4. Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được đăng ký mức vốn điều lệ công ty khi tiến hành thành lập. Bởi đây là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ. Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều do công ty tổng chi trả, ngay cả thuế môn bài hằng năm.

5. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Với văn phòng đại diện, cơ cấu tổ chức khá đơn giản với người đứng đầu là trưởng phòng đại diện. Người đứng đầu được quyết định bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc có thể điều chỉnh khi cần, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo của công ty.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện được quy định theo chỉ thị từ công ty tổng. Văn phòng đại diện được đại diện công ty mẹ ký kết hợp đồng với mục đích phục vụ cho chính văn phòng như thuê nhà, thuê thiết bị, ký hợp đồng nhân sự cho văn phòng.

6. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

a) Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện, có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật;
Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;
Biên bản họp về thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị: 01 bản sao hợp lệ;
Quyết định bổ nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện: 01 bản sao hợp lệ;
Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện: 01 bản sao minh chứng;

(Với người có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

Với người có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;)

Mục lục hồ sơ;
Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng);
Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;

b) Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

– Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Mỗi đơn vị văn phòng đại diện cần nộp đủ các loại giấy tờ yêu cầu trong hồ sơ để tránh phát sinh các khoản phạt nộp chậm, nộp sai và nộp thiếu;

– Bước 2: Nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện:

Trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ xem xét tính hợp lệ và có thể cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.

7. Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

a) Điểm giống nhau:

Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động theo định hướng, dưới danh nghĩa của doanh nghiệp, tổng công ty hay lãnh đạo tổ chức;
Nguyên tắc đặt tên dựa trên nguyên tắc đặt tên được quy định trong luật doanh nghiệp 2014;
Về tư cách cá nhân: Đều không có tư cách pháp nhân, có thể có con dấu và giấy phép kinh doanh, mã số thuế riêng. Chi nhanh, văn phòng đại diện phải làm hồ sơ kê khai đăng ký thành lập gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi chi nhánh và văn phòng đại diện đặt trụ sở;
Về nơi đặt văn phòng: Đều được hoạt động trong/ngoài nước và có thể có nhiều hơn một chi nhánh, văn phòng đại diện ở cùng tỉnh, thành phố đặt trụ sở công ty mẹ hoặc không;

b) Điểm khác nhau:

Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh công ty
STT	Tiêu chí phân biệt	Văn phòng đại diện	Chi nhánh công ty
1	Chức năng	– Giao dịch và tiếp thị đại diện ủy quyền theo doanh nghiệp với mục đích quảng cáo sản phẩm, tư vấn bán hàng	– Quyền kinh doanh và các chức năng của đại diện theo ủy quyền
2	Hình thức hạch toán	– Hạch toán phụ thuộc	– Hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc tùy chọn
3	Hình thức kế toán và kê khai thuế	– Phụ thuộc vào công ty mẹ thực hiện việc kê khai lệ phí môn bài, nộp lệ phí môn bài, kê khai thuế,…	* Đối với đơn vị đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc: – Nếu cùng tỉnh với công ty mẹ: Công ty mẹ làm báo cáo hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số của công ty mẹ để nộp thuế môn bài. – Khác tỉnh với công ty mẹ: Chi nhánh phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, thực hiện nghĩa vụ báo cáo thuế theo quý. Bên cạnh đó, công ty mẹ thực hiện việc quyết toán thuế cuối năm. * Đối với đơn vị đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu, báo cáo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.
4	Nghĩa vụ thuế phải nộp	– Thuế môn bài	4 loại thuế: Thuế môn bài, thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN

Như vậy, nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty? Điều này cần dựa theo mục đích của doanh nghiệp như:

Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, tăng doanh thu lợi nhuận, tiếp cận nhiều khách hàng thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty;
Nếu doanh nghiệp muốn quảng bá, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… thì nên thành lập văn phòng đại diện;

Trên đây là những thông tin về văn phòng đại diện mà EasyCA gửi đến quý bạn đọc và doanh nghiệp.