Điểm danh 03 bất cập khi sử dụng hợp đồng ký kết truyền thống

Hợp đồng điện tử đang dần được thay thế cho hợp đồng truyền thống trong nhiều giao dịch bởi sự tiện lợi và tối ưu hơn. Bên cạnh đó, hợp đồng ký kết truyền thống ngốn khá nhiều tiền của và thời gian của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được 03 bất cập khi sử dụng hợp đồng ký kết truyền thống trong doanh nghiệp nhé.

>>> Xem thêm:

hợp đồng ký kết truyền thống

1. Điểm danh 03 bất cập khi sử dụng hợp đồng ký kết truyền thống

a) Chi phí sử dụng hợp đồng giấy

Các hợp đồng giấy phổ biến trong doanh nghiệp như hợp đồng mua – bán hàng hóa, hợp đồng đối tác, hợp đồng lao động, hợp đồng giao dịch với ngân hàng, bảo hiểm xã hội, giao dịch điện tử,… Tuy nhiên, chi phí cho những hợp đồng giấy đó có thực sự gây lãng phí cho doanh nghiệp?

Chi phí in ấn trung bình từ 6.000 – 10.000 đồng cho 4 đến 10 trang hồ sơ. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần dùng 1000 trang tài liệu giấy thì phải trả trung bình từ 1 triệu đến 1 triệu rưỡi tiền in ấn;
Chi phí vận chuyển trung bình từ 30.000 đến 60.000, đồng thời phải chuyển giữa hai bên người bán – người mua để ký kết và thỏa thuận;
Chi phí lưu trữ là khoảng chi phí khó tính toán chính xác được, tuy nhiên để tính trên không gian lưu trữ thì khoảng 9.000 đồng;
Chi phí quản lý là khoản chi phí thời gian của người quản lý tài liệu như chi phí giám sát, chi phí thống kê hay tìm kiếm tài liệu,…

Như vậy có thể nói rằng, đây là một mức giá không hề rẻ để sử dụng hợp đồng giấy, đặc biệt trong thời đại kinh tế số và internet phát triển như hiện nay.

b) Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng

Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng giấy được thực hiện như sau:

– Soạn thảo hợp đồng: Ở bước này, các bên cần thống nhất nội dung, hình thức hợp đồng và xác định được các bên tham gia ký kết;

– Gửi tài liệu: Hợp đồng được chuyển cho các bên có liên quan;

– Ký kết: Các bên liên quan thực hiện ký tài liệu, ký hợp đồng và đóng dấu;

– Lưu trữ: Cuối cùng, các bên cần lưu trữ hợp đồng dưới dạng bản mềm và bản cứng;

Tuy nhiên, trong quy trình này thường bị đứt gãy do chờ đợi soạn thảo, xét duyệt và chuyển qua chuyển lại giữa các bên để chỉnh sửa.

c) Bất cập đối với cả lãnh đạo và nhân viên

– Đối với bộ phận lãnh đạo:

Lãnh đạo là những người thường xuyên bận rộn với cả những công việc bên ngoài. Chính vì vậy mà các tài liệu hay hợp đồng thường bị trì hoãn đến nhiều ngày sau mới được ký duyệt. Việc ký nhiều tài liệu đem đến nhiều phiền toái và làm gián đoạn các công việc đang dang dở của lãnh đạo.

Bên cạnh đó, với chữ ký tay thì không thể tránh khỏi những sai sót như ký nhầm vị trí, ký sai phải in lại hoặc gửi lại quy trình mất thời gian và công sức của cả lãnh đạo và nhân viên.

– Đối với bộ phận nhân viên hành chính và kinh doanh

+ Kinh doanh:

Tốn công sức để đôn đốc, nhắc nhở các sếp và khách hàng ký tài liệu;
Chờ đợi tài liệu gửi ký, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc;

+ Hành chính:

Khó phân loại và tìm kiếm tài liệu khi có nhu cầu;
Tài liệu dễ bị hư hỏng, thất thoát (do bên kinh doanh không bàn giao sau khi ký xong) dẫn đến bị phê bình, gặp rủi ro cao về pháp lý khi có tranh chấp;
Không thống kê, nắm bắt được tình hình tài liệu cần ký để nhắc lãnh đạo kịp thời;

2. Cách giải quyết những bất cập của hợp đồng giấy trong doanh nghiệp

Từ những bất cập đã nêu trên, giải pháp hợp đồng điện tử đã ra đời thay thế cho hợp đồng giấy để phục vụ doanh nghiệp trong việc ký số văn bản giữa tổ chức với tổ chức, tổ chức với cá nhân và các cá nhân với nhau.

Lợi ích của hợp đồng điện tử mang đến cho doanh nghiệp phải kể đến như:

Tiết kiệm chi phí như in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý;
Tiết kiệm thời gian của khách hàng và doanh nghiệp;
Giảm thiểu khả năng mất và thất thoát dữ liệu;
Tăng cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp;
Quản lý dữ liệu tập trung và khoa học;

Chữ ký số – Giải pháp không thể thiếu khi thực hiện sử dụng hợp đồng điện tử

Chữ ký số được coi như là giải pháp chứng thực hợp đồng, văn bản và giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật. Chữ ký số EasyCA là chữ ký số an toàn và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Với nền tảng tài chính – kế toán và hệ sinh thái đa dạng, phần mềm chữ ký số EasyCA sẵn sàng tích hợp với các sản phẩm khác như kế toán, quản trị, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng,…

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

>>> MUA NGAY CHỮ KÝ SỐ EASYCA <<<

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn

Facebook: Chữ ký số EasyCA