Những điều cần biết về chứng thư số cá nhân trong doanh nghiệp

Chứng thư số cá nhân là gì? Những trường hợp nào cần sử dụng chứng thư số? Quy trình cấp chứng thư số như thế nào? Theo dõi ngay bài viết dưới đây!

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

1. Chứng thư số cá nhân là gì?

Chứng thư số cá nhân thuộc các tổ chức hay doanh nghiệp là chứng thư số dùng để nhận diện chủ thể là các cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Chữ ký số tạo bởi chứng thư số cá nhân này có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp.

Đồng thời, chứng thư số cá nhân có giá trị tương đương với chứng mình thư hay căn cước công dân (CCCD) của mỗi người dùng trong môi trường số.

Chứng thư số cá nhân trong doanh nghiệp thường được gắn với các chức danh nội bộ của chủ thể như Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng,…

chứng thư số cá nhân trong doanh nghiệp

2. Chứng thư số cá nhân được sử dụng trong trường hợp nào?

Chứng thư số cá nhân được sử dụng để thực hiện các giao dịch nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc để đại diện doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với bên ngoài được tổ chức, doanh nghiệp ủy quyền. Cụ thể:

Các giao dịch nghiệp vụ nội bộ như: Ký xác nhận văn bản điện tử, email, đăng nhập hệ thống bảo mật nội bộ,…
Các giao dịch được doanh nghiệp ủy quyền như: Ký kết văn bản điện tử, giao dịch, thanh toán thương mại điện tử,…

3. Thông tin và thời hạn sử dụng chứng thứ số cá nhân

3.1. Thông tin trong chứng thư số cá nhân bao gồm:

Tên người đăng ký chứng thư số;
Khóa công khai;
Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cấp phép bởi Bộ thông tin và truyền thông;

3.2. Thời hạn sử dụng

Theo Điều 59, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số như sau:

“Thời hạn chứng thứ số là thời gian mà chứng thư có hiệu lực khi thực hiện ký tài liệu, văn bản số”.

Như vậy, thời hạn của chứng thư số được quy định cụ thể như sau:

20 năm đối với chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
5 năm đối với chứng thư số của thuê bao cấp mới;
Tối đa 3 năm đối với chứng thư số gia hạn;

4. Quy trình cấp chứng thư số của doanh nghiệp

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số, thông tin về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh để gửi yêu cầu đến nhà cung cấp chữ ký số;

– Bước 2: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ xác thực thông tin của cá nhân/doanh nghiệp trên trung tâm dữ liệu quốc gia. Nếu thông tin đúng thì hồ sơ đăng ký chứng thư số được chấp nhận. Thông tin khách hàng sẽ được nạp vào USB Token hoặc smart card. Sau khi khách hàng nhận được hợp đồng và thiết bị từ nhà cung cấp thì cần phải xác nhận lại những thông tin về nội dung của chứng thư số, tên doanh nghiệp, thời hạn chứng thư số có đúng với trên hợp đồng hay không.

– Bước 3: Sau khi nhà cung cấp gửi thông tin của doanh nghiệp đến Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia thì doanh nghiệp cần phải đăng ký tài khoản với máy chủ của Tổng cục thuế và gửi lại khóa công khai;

– Bước 4: Máy chủ của Tổng cục thuế gửi yêu cầu xác nhận thông tin tới Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia;

– Bước 5: Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế;

Trên đây là toàn bộ những thông tin về chứng thư số cá nhân và quy trình đăng ký chứng thư số của doanh nghiệp.

Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất

EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn

Facebook: Chữ ký số EasyCA