Sử dụng chữ ký số tại nhà cần phải lưu ý những gì?

Những công cụ làm việc từ xa, đặc biệt là chữ ký số sẽ trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bài viết dưới đây, EasyCA đưa ra cho anh chị 4 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà, để công việc được suôn sẻ và dễ dàng hơn nhé.

>>>> Hướng dẫn cách xử lý khi bị mất chữ ký số USB Token

>>>> [Quan trọng] So sánh chữ ký số HSM và USB Token

sử dụng chữ ký số tại nhà

1. Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối

Chữ ký số sử dụng thành công khi có khả năng kết nối tốt với máy tính và các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế,… Nếu không kết nối được hoặc gặp lỗi trong quá trình kết nối thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc. Bởi mọi văn bản cần ký kết đều bị trì hoãn, làm giảm hiệu quả làm việc tại nhà của không chỉ cá nhân mà doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng.

Để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên trang bị phần mềm chữ ký số chất lượng và được cung cấp bởi công ty uy tín. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên chọn chữ ký số thuộc một nhà cung cấp với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử,… Bởi các phần mềm cùng thuộc một hệ sinh thái thường có khả năng tích hợp trực tiếp với độ tương thích cao, hạn chế rủi ro về kết nối hoặc bảo mật.

2. Đảm bảo chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng

Tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp và doanh nghiệp mà thời hạn sử dụng của chữ ký số sẽ khác nhau. Nhưng thông thường, chữ ký số sẽ có thời hạn tối thiểu là 1 năm. Chính vì thế mà trước khi quyết định làm việc tại nhà, doanh nghiệp cần kiểm tra xem chữ ký số của bên mình còn hạn sử dụng hay không và còn hạn trong bao lâu nữa. Nếu chữ ký số đã hoặc sắp hết hạn, doanh nghiệp phải gia hạn chữ ký số. Nếu không thì phải xóa chữ ký số đang dùng và đăng ký một chữ ký số mới để hoạt động không bị gián đoạn.

3. Chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết

Việc phải làm tại nhà không thể tránh khỏi tình trạng nhiều nhân sự cùng có nhu cầu sử dụng chữ ký số cùng một lúc. Nhưng người dùng lại không thể luân chuyển USB token giữa các địa điểm cách xa nhau trong thời gian này. Chính vì vậy, giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất đó chính là doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết cho nhân viên thường xuyên sử dụng. Mục đích nhắm giúp việc ký số không bị gián đoạn, đảm bảo an toàn trong mùa dịch.

4. Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số

Trong quá trình sử dụng chữ ký số không thể tránh khỏi những khó khăn hay sự cố không mong muốn như chưa biết cách cài đặt, thiết lập, sử dụng, thao tác sai, phần mềm không tương thích nhau… Bởi chữ ký số là một loại hình công nghệ vẫn chưa hoàn toàn phổ biến với người dùng trong văn phòng.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, có chuyên môn sâu sẵn sàng trợ giúp và giải đáp những thắc mắc, khắc phục khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số. Như vậy thì quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà mới đạt hiệu quả cao.

Một trong những đơn vị uy tín, hàng đầu hiện nay phải kể đến EasyCA – Phần mềm chữ ký số tiện lợi, dễ sử dụng và an toàn tuyệt đối. Không chỉ có hệ sinh thái, khả năng tích hợp đa dạng cùng độ bảo mật cao, chữ ký số EasyCA còn giúp người dùng điện tử hóa chữ ký. EasyCA có thể ký được trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ trên các dạng file có hỗ trợ chữ ký số như .doc, .pdf, .xml,…

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyCA cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số EasyCA vui lòng liên hệ hotline:1900 56 56 53 hoặc đăng ký tại đây >>> ĐĂNG KÝ MUA CHỮ KÝ SỐ EASYCA <<<

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: https://easyca.vn

Facebook: Chữ ký số EasyCA